課税事業者が負う２つの義務

インボイス制度が始まると、事業者は
売り手として、買い手である事業者に『インボイスを発行しなければならない』という義務と
『発行したインボイスの控えを保存しておかなければならない』という2つの義務を負うことになります。

そして、課税事業者である買い手としては消費税の仕入れ税額控除を受けるためには、帳簿だけでなくインボイスも保存する必要があります。

インボイス制度が導入されることによって、売上げ側としても、仕入れ側としても経理事務負担が増加することが予測されます。

また、インボイスの保存期間は7年間であり、これを紙で保存することは大変なのでこれを機にペーパーレス化を進めることも検討するべきでしょう。
そのためには、電子帳簿保存法に則してペーパーレス化をする必要があり、実行するのであれば、そちらの準備や段取りにも時間を確保しなければなりません。

インボイス制度について社内教育もしておく

社員が経費の立替払いをするようなケースはよくあるかと思いますが、
その領収書から仕入れ税額控除しようとする場合は、社員自身が請求書や領収書をチェックしてインボイス制度に則った証憑であるかを確認しなければいけません。

なぜなら、現行制度では領収書や請求書に軽微な不備があったとしても、当方で追記することで控除を受けることが認められていましたが、インボイス制度では追記が認められないからです。
つまり、発行事業者に再発行を依頼しなければいけません。

経理担当者がその度に請求書や領収書の再発行を依頼していては、事務負担が大きくなるので、インボイスを受け取った社員が受け取った時点で記載内容をチェックして、不備があれば再発行を依頼できるように社員教育が必須となるでしょう。